Дебет-Кредит № 46 :: Использование и списание бланков строгой отчетности

Дебет-Кредит № 46 (12.11.2007)
Суть дела :: Бухгалтерский учет

Внимание! архивная публикация

Эта страница содержит древнюю архивную публикацию бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит", которая в настоящее время вероятно потеряла актуальность и может не соответствовать действующим нормам бухгалтерского и налогового учета.
Для работы с актуальными материалами журнала перейдите к ONLINE.dtkt.ua
или выберите нужный вам раздел ДК-портала в верхней строке навигации.

Почти всем предприятиям приходится работать с бланками строгой отчетности. Как правило, их учет относят к разряду несложных вопросов бухгалтерского учета и часто поручают новичкам. Однако и в таких вопросах есть масса нюансов - например, как часто надо списывать бланки строгой отчетности, как отражать их списания в учете, какую ответственность несет работник, испортив бланк, и так далее. Поговорим об этом подробнее.

Бланки относятся к бланкам строгой отчетности

Перечень бланков документов строгой отчетности содержится в Номенклатуре бланков ценных бумаг и документов строгого учета, изготавливаемых по лицензии Минфина, приведенной в приложении к постановлению КМУ от 19.04.93 г.. №283.

Среди бланков строгой отчетности, с которыми приходится сталкиваться бухгалтеру, выделим:

1) документы, удостоверяющие личность, событие, право, образование, трудовой стаж и т.п. (например, паспорт, трудовая книжка и вкладыш к ней, листки временной нетрудоспособности и т.д.);

2) проездные документы;

3) знаки почтовой оплаты (почтовые марки, конверты с марками, открытки с марками);

4) документы, обслуживающих денежный оборот, к которым относятся чековые, сберегательные, депозитные книжки; денежные, имущественные, расчетные чеки; сертификаты качества, полисы страховки; лицензии и тому подобное.

Напомним, что с 1 января 2008 года согласно постановлению КМУ от 06.06.2007 г.. №809 этот список пополнят приходные и расходные кассовые ордера.

Один из самых «популярных» бланков строгой отчетности - доверенность на получение ценностей (формы № М-2 и № М-2б, утвержденные приказами Госкомстата Украины от 21.06.96 г.. №192 и от 07.10.96 г.. №291).

Движение и использование бланков строгой отчетности

Движение бланков строгой отчетности фиксируется в специально утвержденных формах книг. Так, поступления и выдачу подотчетной лице бланков строгой отчетности заносятся в приходно-расходной книги по учету бланков строгой отчетности, типовая форма СЗ-2 которой утверждена приказом Минстата Украины от 11.03.96 г.. №67. Книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Для ведения учета отдельных видов бланков строгой отчетности в ней выделяется одна или несколько страниц.

Если при приеме бланков выявляется их недостача, комиссия заполняет акт проверки наличия бланков строгой отчетности по форме СЗ-4. В нем указывают количество, серии и номера бланков - и поступивших собственно, и по данным накладной. Данные акта подписывают члены созданной для этого комиссии (обычно решение о создании комиссии фиксируется в приказе об учетной политике или в отдельном приказе руководителя предприятия).

Аналитический учет движения бланков ведется в карточках-справках о выданных и использованных бланках строгой отчетности (форма СЗ-5). Карточка открывается на каждое материально подотчетное лицо, которое ведет учет бланков, на каждый вид бланков отдельно. Основанием для внесения записей в карточки являются первичные документы: приходные накладные, акты проверки наличия бланков, акты списания бланков.

Для учета движения некоторых бланков предусмотрены специальные формы книг.

трудовые книжки

Движение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним учитывают в отдельной книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № п-9, утвержденная приказом Минстата Украины от 27.10.95 г.. №277), а движение заполненных трудовых книжек отражают в форме № п-10, утвержденной этим же приказом. Напомним, что при выписке трудовой книжки или вкладыша к ней или дубликата трудовой книжки работника взимается сумма в размере ее стоимости (п. 6.1 Инструкции №58), которая отмечается при заполнении формы № п-10 в колонке 11.

доверенности

Учет выдачи и использования доверенностей на получение ТМЦ ведется в специальном журнале регистрации (типовая форма №-3, приложение №2 к приказу Госкомстата Украины от 16.05.96 г.. №99). При выдаче заполняют все графы журнала, кроме последней - «Отметка об использовании». Лицо, получившее доверенность, расписывается в журнале.

Если срок действия закончился, а ценности за ней так и не были получены, такая доверенность считается неиспользованной и должна быть возвращена работнику, выписывает и регистрирует не позднее дня, следующего по истечении срока ее действия, в соответствии с п. 10 Инструкции №99. Такая возвращена доверенность погашается надписью «Неиспользованный» и сохраняется в течение срока, установленного для хранения первичных документов (3 года).

По факту использования или возврата неиспользованной в журнале регистрации делается отметка в графе 8: проставляют номер документа о получении ценностей (накладной, акта и т.п.) или дату возвращения. Следует помнить, что лицам, не отчитались о выданной им доверенности, новая не выдается (п. 11 Инструкции №99).

Списание бланков строгой отчетности

Использованные бланки строгой отчетности списываются актом на списание использованных бланков строгой отчетности по форме СЗ-3, утвержденной приказом Минстата Украины от 11.03.96 г.. №67, за исключением бланков, для списания которых предусмотрены отдельные формы (доверенности и трудовые книжки).

Форма акта для списания испорченного бланка строгой отчетности нормативными документами не утверждена. Поэтому если бланк испорчен, для его списания с подотчетного лица надо составить отдельный акт списания по форме, утвержденной предприятием. В качестве образца для составления такой формы можно использовать ту же форму СЗ-3 (акт на списание использованных бланков). Сообщить о повреждении бланка работник может в пояснительной записке, которую нужно будет приложить к акту списания. Учтите, что в случае установления вины работника при списании испорченного бланка по решению руководителя с него могут быть взысканы причиненные предприятию убытки (см. Раздел «Ответственность за порчу и утерю бланков»).

Нехватку или излишки бланков строгой отчетности, выявленные при инвентаризации, отражают в инвентаризационную опись ценностей и бланков документов строгой отчетности (форма №инв-16, утвержденная постановлением Госкомстата СССР от 28.12.89 г.. №2411).

1 То, что это постановление действует и результаты инвентаризации оформляются по утвержденной им форме, подтверждает и письмо Госкомстата от 30.01.2003 г.. №03-04-05 / 18 (напечатано в «ДК» №19 / 2003).

Доверенности списываются актом по форме № М-2а (приложение №3 к приказу Госкомстата Украины от 16.05.96 г №99). В акте отмечают серии, номера и количество списываемого доверенностей, при этом отдельно выделяются использованные доверенности (по которым получены ценности) и неиспользованные.

Испорченные бланки трудовых книжек списывают актом на списание бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № п-11, утвержденная приказом Минстата Украины от 27.10.95 г.. №277).

Периодичность списания бланков строгой отчетности законодательством не установлена, за исключением бланков доверенностей, которые списываются не реже одного раза в квартал (п. 14 Инструкции №99), и бланков трудовых книжек, которые надо списывать в конце каждого месяца (п. 7.2 Инструкции №58) . Остальные бланков можно списывать в конце каждого месяца или квартала - по решению руководства предприятия. Установленную периодичность списания бланков строгой отчетности следует закрепить в приказе об учетной политике.

В актах о списании всех бланков строгой отчетности отмечают серию, номера и количество списываемого бланков. Все акты подписывают члены комиссии, назначенной приказом (распоряжением) руководителя предприятия.

Налоговый и бухгалтерский учет

приобретение бланков

При приобретении бланков строгой отчетности у предприятия возникают валовые расходы на основании пп. 5.2.1 Закона о прибыли. В то же время стоимость приобретенных бланков участвует в пересчете стоимости запасов согласно п. 5.9 Закона о прибыли. В бухгалтерском учете приобретение бланков отражают по дебету счета 209 в корреспонденции с соответствующими счетами (372, 631, 371), кроме того, стоимость бланков отражают на забалансовом счете 08 «Бланки строгой отчетности». Исключение составляют бланки почтовых марок, об учете которых мы поговорим чуть ниже. Пунктом 5.13 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету запасов, утвержденных приказом Минфина от 10.01.2007 г.. №2, установлено: учет бланков на забалансовых счетах ведется по их номинальной стоимости, а при их отсутствии - по стоимости, определяемой в соответствии с постановлением КМУ от 27.08 .96 г. №1009. Упомянутое постановление КМУ вносит изменения в Порядок №116 в части определения убытков от порчи и недостачи бланков. Эти убытки определяют исходя из:

1) номинальной стоимости бланка;

2) стоимости, установленной законодательством;

3) стоимости приобретения (изготовления) бланка.

Очевидно, в случае если номинальной стоимости бланков нет, учет ведется по стоимости, установленной законодательством, или по стоимости приобретения (изготовления) бланка.

Напомним, что бланки доверенности отражают на забалансовом счете 08 по номинальной стоимости. В последнее время в связи с утратой силы приказом Минфина от 19.02.98 г.. №37 идут по поводу размера номинальной стоимости бланков доверенностей. Дело в том, что именно этим приказом с п. 14 Инструкции №99 вносились изменения, согласно которым номинальная стоимость бланка доверенности составляла 1 гривну 50 копеек за 1 бланк. После того как Минфин приказом от 04.07.2007 г.. №787 отменил упомянутый приказ №37, большинство специалистов пришли к выводу о восстановлении предыдущей редакции п. 14 Инструкции №99, согласно которой бланки доверенности отображались на балансе предприятия по номинальной стоимости не менее 0, 1 минимального размера заработной платы. В прессе начали появляться консультации о необходимости учета бланков по новой номинальной стоимости (на сегодня 0,1 минимального размера заработной платы составляет 46 грн). В то же время другие специалисты высказывали сомнение в том, что отмена приказа №37 повлечет возврат предыдущей редакции пункта 14 Инструкции №99, утверждая, что этот вопрос законодатель должен был оговорить отдельно.

Письмом от 22.10.2007 г.. №31-34000-10-10 / 21625 Минфин разъяснил, которым положил конец спорам, отметив, что «... признание нормативно-правового акта утратившим силу не отменяет изменений, которые были внесены данным актом в другие нормативно-правовых актов ... ». Таким образом, учет доверенностей и дальше ведется по номинальной стоимостью 1 гривна 50 копеек за 1 бланк. Возможно, кто-то захочет поспорить с этим утверждением, ведь базируется оно исключительно на аналогии норм права. Однако позиция Минфина очевидна и, надо сказать, только на пользу предприятиям.

списание бланков

По факту списания бланков их стоимость списывается с забалансового счета 08 и отражается по кредиту счета 209 в корреспонденции со счетами затрат. В налоговом учете при пересчете запасов согласно п. 5.9 Закона о прибыли стоимость запасов на конец периода уменьшается на стоимость списанных бланков.

Если бланки списывают вследствие их порчи или потери, по факту их списания в налоговом учете нужно откорректировать сумму валовых расходов на стоимость испорченных (утерянных) бланков. Связано это с невыполнением основного условия пп. 5.2.1 Закона о прибыли: использование приобретенных бланков в хозяйственной деятельности.

Обращаем внимание, что валовые расходы при списании испорченных или утерянных запасов, по мнению ГНАУ, следует корректировать в Декларации по налогу на прибыль путем отражения стоимости таких запасов в гр. 4 «Запасы, использованные не в хозяйственной деятельности» таблицы 1 приложения К1 / 1 к декларации1.

Что касается корректировки сумм НДС, уплаченных при приобретении бланков, то, как всегда, возникают разногласия, связанные с различным толкованием норм, изложенных в пп. 7.4.1 Закона о НДС. Так, одни специалисты считают нужным при списании испорченных бланков откорректировать налоговый кредит, потому что не выполнено требование абзаца второго п. 7.4.1 Закона о НДС бланки не использованы в налогооблагаемых операциях в пределах хозяйственной деятельности, поэтому право на налоговый кредит предприятие теряет.

Другие высказывают мнение, что корректировка налогового кредита по НДС возможно только на основании п. 4.5 Закона о НДС, не предусматривает случаев списания товаров. В свою очередь, эти специалисты предлагают при списании испорченных бланков руководствоваться последним абзацем пп. 7.4.1, согласно которому товары, использованные в операциях, не являющихся объектом обложения НДС, считаются проданными по обычным ценам, но не ниже цены приобретения, что влечет за собой начисление налоговых обязательств. Однако это мнение можно оспорить, потому что в последнем абзаце п. 7.4.1 речь идет об операциях, не являющихся объектом налогообложения согласно статье 3 Закона о НДС или освобождаются от налогообложения согласно статье 5 этого Закона, то есть имеется в виду конкретный перечень операций, под который списание товаров не подпадает.

Сейчас на практике придерживаются обеих точек зрения, однако автору более логичной представляется первая из них.

Следует признать, что стоимость испорченных или утерянных бланков части настолько несущественна, что бухгалтер часто не придает значения необходимости корректировать суммы ВР и НК. И зря, ведь сумма штрафа, который грозит предприятию в случае доначисления суммы налогового обязательства контролирующим органом, в соответствии с пп. 17.1.3 Закона №2181 составляет от десяти до пятидесяти процентов от суммы недоплаты, но не менее десяти необлагаемых минимумов доходов граждан (то есть как минимум 170 гривен). Кроме того, за нарушение порядка ведения налогового учета бухгалтеру грозит админштраф в размере от 5 до 10 н.н.м.д.г. (От 85 до 170 гривен) согласно ст. 163-1 КоАП.

Учет почтовых марок

Отдельно следует сказать об учете таких бланков строгой отчетности, как почтовые марки.2 соответствии с Инструкцией №2913 учет почтовых марок ведется на счете 33 «Прочие денежные средства». Поступление марок отражается по дебету субсчета 331 «Денежные документы в национальной валюте», а выбытие - по кредиту этого счета в корреспонденции с расходными счетами.

Кроме этого, учет почтовых марок, как и остальных бланков строгой отчетности, ведется на забалансовом счете 08.

Соответственно, почтовые марки не участвуют в расчете прироста-убыли запасов согласно п. 5.9 Закона о прибыли. В связи с этим возникает вопрос, в какой момент следует отражать валовые расходы по приобретенным почтовыми марками. Фактически в момент приобретения марок субъект хозяйственной деятельности оплачивает услуги почтовой связи. А получение услуг происходит в момент использования марок, которое подтверждается первичным документом - актом списания использованных бланков строгой отчетности.

Дата увеличения валовых расходов мы определяем на основании требований п. 11.2 Закона о прибыли. Если с оператором почтовой связи не заключен письменного договора, в котором указано, что продавец услуг является плательщиком налога на прибыль, датой возникновения валовых расходов в соответствии с пп. 11.2.3 Закона о прибыли является дата фактического получения услуг. Таким образом, с учетом норм пп. 11.2.3 Закона о прибыли расходы, понесенные в связи с приобретением почтовых марок, включаются в валовые расходы по дате фактического получения почтовых услуг, то есть по дате использования почтовых марок.

Ответственность за порчу и утерю бланков

Работники, которые испортили или потеряли бланк строгой отчетности, несут материальную ответственность за причиненный предприятию ущерб. Напомним размер убытков от недостачи и порчи бланков строгой отчетности в соответствии с п. 7 Порядка №116, определяется с использованием коэффициентов:

1) если бланк имеет номинальную стоимость или законодательством установлена ​​его стоимость, для определения суммы убытков указанная стоимость умножается на коэффициент 5,

2) если номинальная стоимость на бланке не указана и законодательством не установлена ​​его стоимость, ущерб определяется в размере стоимости приобретения (изготовления) бланка, умноженной на коэффициент 50.

Поскольку, как мы уже выяснили выше, по мнению Минфина, номинальная стоимость доверенностей осталась прежней, сумма, которую предприятие должно удержать с виновного работника за испорченный бланк доверенности, составляет 7 гривен 50 копеек (1,50 х 5).

Но всегда следует удерживать с работника сумму ущерба в случае повреждения или потери бланка?

Обратим внимание наших читателей на следующее. Материальная ответственность работников за причиненный предприятию ущерб возникает на основании ст. 130 КЗоТ. Однако в. 130 КЗоТ содержит оговорку: «Работники несут материальную ответственность ... вследствие нарушения возложенных на них трудовых обязанностей». Отсюда следует важный вывод: работник не может быть привлечен к материальной ответственности, если он не нарушал своих трудовых обязанностей.

Кроме того, ст. 130 КЗоТ гарантирует соблюдение прав и интересов работников путем установления ответственности только за прямой действительный ущерб при условии, что такой ущерб нанесен предприятию, учреждению, организации противоправными действиями (бездействием) работника.

Как видим, для того чтоб привлечь работника к ответственности, нужно установить факт нарушения им его трудовых обязанностей и наличие вины. При этом следует учитывать характер причиненного ущерба и конкретные обстоятельства его причинения, потому ст. 130 КЗоТ установлено: на работников не может быть возложена ответственность за ущерб, относящийся к категории нормального производственно-хозяйственного риска.

Решение о привлечении работника к материальной ответственности принимает руководитель предприятия, о чем оформляется соответствующий приказ. Из взысканных с работника сумм возмещаются убытки, причиненные предприятию, а остаток средств перечисляется в Государственный бюджет Украины (п. 10 Порядка №116).

Сумма, полученная предприятием от работника компенсации причиненного ущерба, по нашему мнению, не включается в состав валовых доходов предприятия. Основание - пп. 4.2.3 Закона о прибыли, где сказано, что суммы, полученные в качестве компенсации убытков, не включаются в валовые доходы при условии, что они не были отнесены в состав валовых расходов. При списании бланков мы исключаем их стоимость из валовых расходов, поэтому можем смело руководствоваться этой нормой.

Пример Предприятие приобрело блок бланков доверенностей (50 штук) по цене 27,0 коп. за бланк, кроме того НДС - 5,4 коп. С этого блока 20 бланков доверенностей были использованы, 1 бланк утерян и 4 бланки испорчено. По факту потери бланка установлено виновное лицо. По решению руководителя с работника, потерял бланк, взыскивается сумма причиненного ущерба.

Номинальная стоимость бланка доверенности - 1,50 грн.

За причиненный предприятию ущерб с работника удерживается сумма в размере: 1,50 х 5 = 7,50 грн.

Из этой суммы на возмещение убытков, причиненных предприятию, направляется: 0,270 + 0,054 = 0,32 грн.

Остальная сумма в размере 7,18 грн перечисляется в бюджет.

Рассмотрим, как эти операции отражаются в учете (см. Таблицу, предприятие использует 9-й класс счетов для учета расходов).

Таблица

Отражение в учете приобретения и списания бланков строгой отчетности

№ п / пСодержание операцииБухгалтерский учетСумма НалоговыйучетД-тК-тВДВР

1. Приобретены доверенность 209631 13,50 - 13,50 2. Отражен НДС 644 631 2,70 - - 3. Сумма НДС включена к ПК 641644 2,70 - - 4. Бланки отражено на забалансовом счете по номинальной стоимости 08 - 75,00 - - 5. Составлен акт списания: - - - - - - использованных 91 (92, 949) 209 5,40 - - - испорченных и утерянных 947209 1,35 - -1,35 6. Откорректирована налоговый кредит по НДС (сторно) 641644 0.27 - - 7. Сумма НДС отнесена на расходы 947 644 0,27 - - 8. Доверенность списаны с забалансового счета - 08 37,50 - - 9. отражена задолженность труда вителя - - - - - на сумму балансовой стоимости утерянного бланка 375 716 0,32 - - на сумму, превышающую балансовую стоимость 375 719 7,18 - - 10. Отражена задолженность перед бюджетом 719 642 7,18 - - 11. Работник погасил задолженность 301 375 7,50 - - 12. Перечислены в бюджет сумму, превышающую сумму причиненных предприятию убытков 642311 7,18 - -

1 См. письмо ГНАУ от 31.03.2006 №6161 / 7 / 15-0317.

2 Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением КМУ от 17.08.2002 г.. №1155, дано определение термина «почтовая марка» - это государственный знак, изготовленный в установленном законодательством порядке с указанием его номинальной стоимости и государства, является средством уплаты услуг почтовой связи, предоставляемых национальным оператором почтовой связи.

3 Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Минфина от 30.11.99 г.. №291.

нормативная база

Закон о НДС - Закон Украины от 03.04.97 г.. №168 / 97-ВР «О налоге на добавленную стоимость».

Закон №2181 - Закон Украины от 21.12.2000 г.. №2181-III «О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами».

Порядок №116 - Порядок определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением КМУ от 22.01.96 г.. №116.

Инструкция №58 - Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 г.. №58.

Инструкция №99 - Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных на получение ценностей, утвержденная приказом Минфина Украины от 16.05.96 г.. №99.

Елена ЛЕСНИКОВА

банкротство   Суть дела :: Бухгалтерский учет   В «ДК» №37 / 2007 мы рассмотрели ликвидацию предприятия по решению учредителей банкротство
Суть дела :: Бухгалтерский учет
В «ДК» №37 / 2007 мы рассмотрели ликвидацию предприятия по решению учредителей. Еще одним основанием ликвидации является банкротство - признанная хозяйственным судом неспособность должника восстановить свою платежеспособность и удовлетворить признанные ...

Вопросы учета запасов   № 20 (18 Вопросы учета запасов
№ 20 (18.5.2015) :: Суть дела :: Бухгалтерский учет
С начала 2015 сумма налога на прибыль определяется на основании данных
бухгалтерского учета. В связи с этим налоговики получили право проверять
правильность ведения бухучета, правильность и полноту определения доходов,
расходов и финанс ...

Продажа автомобиля физлицу   № 20 (18 Продажа автомобиля физлицу
№ 20 (18.5.2015) :: Суть дела :: Бухгалтерский учет
Обычная хозяйственная операция: юрлицо продает легковой автомобиль -
основное средство - физическому лицу. Но в связи с этой операцией в бухгалтеров
возникает немало вопросов, особенно в свете постоянных изменений законодательства.
Ответы на многие вопросы ...

Но всегда следует удерживать с работника сумму ущерба в случае повреждения или потери бланка?